DELEGAR RESPONSABILIDADES

O Líder precisa delegar responsabilidade, mas essa função requer do líder seguir algumas etapas da delegação.

             

Delegar consiste em encarregar outras pessoas de uma tarefa pela qual quem delega fica co-responsável. Delegar responsabilidades: O líder o faz quando está certo que a pessoa que a recebe está capacitada para tal; delegar tarefas é dar autonomia à pessoa que a recebe. Ao delegar responsabilidades, o líder deve manter a supervisão, não deve interferir, mas deve procurar estar informado sobre a evolução da tarefa.

O processo de delegação é papel do líder. As etapas iniciam com a análise das tarefas e das características de cada uma. Isto vai ajudar na escolha da pessoa capacitada e para repassar as informações adequadamente, e como será a supervisão do líder. Durante e ao final de cada atividade deve ser avaliado o desempenho da pessoa responsável e quais as alterações são necessárias de ambos os lados.

Porque delegar?

             

Quando o líder delega com compromisso transmite ao liderado um maior sentido de responsabilidade que traduz um sentimento de valorização e satisfação. Os liderados sentem-se seguros em um ambiente bem estruturado onde tem a certeza que as tarefas que lhes são atribuídas representam a confiança do líder na capacidade de seus liderados, e estes poderão através da delegação de responsabilidade ampliar seus conhecimentos e capacitação. E o líder por sua vez tem a garantia de que a sua instituição alcançará os resultados dos objetivos indicados no planejamento.

Obstáculos para delegação.

Nada na vida acontece sem que tenhamos que lutar para vencer situações que podem impedir o sucesso de qualquer empreendimento. O Líder muitas vezes mostra-se relutante em relação à delegação, provavelmente com base na falta de confiança e insegurança, acha que as tarefas serão mais bem executadas se ele mesmo a tomar para si. Ao tentar abraçar todas as tarefas por este motivo, fatalmente ficará sobrecarregado e não terá tempo e nem ânimos para tarefas específicas que só é cabível à função da sua liderança. Há também a idéia de perda de controle. O líder não perderá o controle se: delegar tarefas para pessoas certas, e estabelecer a forma de acompanhamento e avaliação de cada tarefa delegada ao liderado.

Delegue com compromisso:

Selecione a tarefa – o primeiro passo na delegação de responsabilidade e selecionar as tarefas que podem ser entregues ao liderado e quais as que são necessárias manterem ao seu cargo.

Defina as tarefas - para que a delegação tenha sucesso, é necessário definir as tarefas e ter uma boa compreensão das capacidades dos liderados. Para cada tarefa do plano de delegação, faça uma lista das capacidades e responsabilidades exigidas pela mesma. Considere também, cuidadosamente, as qualidades e a capacidade dos membros da sua equipe. Assim poderá concluir qual a função mais adequada a cada indivíduo, considerando as suas limitações e capacidades.

Planeje a estrutura – a delegação é um compartilhar das responsabilidades, requer uma estrutura cuidadosa. Definida a tarefa a ser delegada, a prioridade é assegurar que a estrutura da organização seja estável e resistente a imprevistos. Para isso garanta que cada liderado terá apoio e assistência suficiente para quando surgirem os problemas.    

Prepare o resumo das instruções - o passo seguinte é preparar um resumo das instruções. Comece por definir o seu objetivo e elabore uma lista completa de todos os aspectos individuais de uma tarefa. A delegação deve ser baseada nos tópicos individuais da tarefa, nomeando a pessoa responsável para cada uma delas e evitando sobreposições de responsabilidade. Os objetivos precisam ser claros e concisos, com base nos resultados desejados. As instruções devem ser estruturadas como se segue:

Objetivos - definição da tarefa enumerando os objetivos principais e secundários.

Recursos - especificação do que está disponível em questão de pessoal, financeira, instalação, ou do que é preciso ainda obter.

Obter acordo de princípio - antes de finalizar as instruções, deve obter um acordo de princípio com o liderado escolhido. Este acordo implica obrigações de ambos os lados: você deve incentivar o liderado e confirmar a sua aptidão para a tarefa e esta pessoa tem de compreender as instruções e considerar se é capaz de realizar a tarefa. OBTER ACORDO: Se o liderado se mostrar relutante em aceitar a tarefa, tente descobrir qual é o verdadeiro motivo. Apresente-lhe a tarefa e deixe claro que é uma oportunidade de desenvolver capacidades e criar novas experiências; coloca-o num papel de parceiro em vez de subordinado. Clarifique sempre o apoio com que ele pode contar. Se não conseguir ultrapassar a relutância, não force uma aceitação e procure outra pessoa.

Instruir com eficácia - Depois de obtido o acordo de princípio, aperfeiçoe as instruções. Comunique ao liderado todas as instruções pormenorizadamente e assegure-se que ele compreende completamente a função. Assegure-se também que a pessoa percebe o âmbito da autoridade que lhe cabe, e que se espera que ele use da sua própria iniciativa sempre que for apropriado. Agradeça-lhe por ter aceitado a proposta e transmita-lhe a sua confiança em que tudo correrá bem.

Avaliar o desempenho - Quando a tarefa for concluída, deve haver uma reunião com o liderado para reconhecer e analisar o trabalho desenvolvido e discutir problemas e soluções. Verifique se o liderado teve algum problema relacionado com as instruções iniciais, se os recursos designados para a tarefa eram adequados e se foi necessário tomar medidas drásticas em resultado de um mau desempenho do liderado. Quer sejam encontrados problemas ou não, discuta com a pessoa responsável pela tarefa se haverá alguma alteração a ser feita para melhorar o desempenho no futuro. Um líder eficiente deve também se assegurar de que o responsável pela tarefa é devidamente recompensado. Mostre que está consciente dos objetivos conseguidos e do esforço despendido pelo liderado, faça elogios ao seu parceiro pelos resultados alcançados com a tarefa concluída.
Pr. Ozéas Dias Gomes