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quinta-feira, 17 de fevereiro de 2011

O LÍDER CONDUZINDO REUNIÕES CRIATIVAS.

É muito comum nas organizações a realização de reuniões para criar novas condições ou serviços, para coletar sugestões de novas idéias, para planejar ações, e até mesmo para identificar e achar soluções para os problemas que são comuns nas instituições. O papel do gestor é muito importante para o alcance dos resultados esperados.

Passos para a condução de uma reunião criativa:
1. Definir objetivos.
2. Definir os pontos de discussão.

Pontos que devem ser considerados no planejamento da reunião:

1. O local da reunião – se desejamos que as pessoas sejam criativas e inovadoras, um ambiente igualmente criativo já é um passo importante.
2. A data da reunião – deve agendar uma data que permita a participação das pessoas interessadas.
3. O tempo da reunião – muito importante preocupar-se com este ponto, para que a reunião produza o efeito desejado é necessário que o gestor estabeleça com os seus liderados o tempo necessário para que os assuntos sejam discutidos e devidamente concluídos.
4. Os assuntos devem ser apresentados numa determinada seqüência – determine com o seu grupo quais os assuntos devem ser apresentados primeiro e a partir daí decidam a seqüência da apresentação dos temas que deverão ser abordados na reunião.
5. A ata da reunião – é o registro que identifica: data e local da reunião, quem convocou a reunião, as pessoas presentes na reunião, as principais decisões, os encaminhamentos e forma de acompanhamento das decisões dos assuntos tratados na reunião.

Técnicas de desenvolvimento e discussão das idéias apresentadas na reunião. Existem muitas técnicas para estimular a criatividade, mas abordarei apenas duas:

1. BRAINSTORM (ou “explosão de idéias”).

O principal propósito de uma sessão de “explosão de idéias” são as apresentações das sugestões para solução de problemas ou situações apresentadas pelo condutor. Mas, para que isso aconteça, é preciso seguir algumas regras básicas, entre elas:

1.1. Não pode haver discriminação quanto às sugestões apresentadas.
1.2. O objetivo é quantidade, não a qualidade das sugestões neste primeiro momento.
1.3. O ritmo da apresentação das sugestões deve ser ditado pelo condutor, deve estabelecer um ritmo acelerado de apresentação de idéias, pois tem o propósito de criar dinamismo, espontaneidade e engajamento entre os participantes. Quanto mais acelerado o ritmo, maior o volume de pensamentos e opiniões.
1.4. O bom humor – conduza o processo de forma alegre, pois favorece a espontaneidade evita a discriminação. Os participantes certamente serão contagiados e as novas idéias fluirão com muito mais facilidades.

Formas de apresentar o brainstorm:

1. Apresente o assunto aos participantes. Se for necessário, explique a questão nos mínimos detalhes e tire as dúvidas.
2. Anote todas as sugestões apresentadas. Nesse momento apenas anote as idéias, ainda não é o tempo de discuti-las.
3. Deixe claro que assim que as idéias começarem surgir e anotadas, nada será censurado ou discriminado.
4. Imprima um ritmo acelerado no processo de coleta e registro de idéias. O condutor deve repetir em alto e bom som a idéia que está escrevendo.
5. Se o fluxo criativo der uma parada, estimule o grupo fazendo perguntas: “O que mais pode fazer por esse problema?”, “Podemos combinar alguma idéia”, “Alguma outra perspectiva?” ou “Alguma idéia muito maluca?”.
6. No momento em que achar que tem idéias suficientes, comece a agrupá-las de acordo com a relevância e objetivo da discussão.
7. Com base nas idéias agrupadas, revise com as pessoas para confirmar o entendimento. Esse é o momento de selecionar as melhores idéias para resolver o problema, visando a sua discussão posterior. Destaque as mais relevantes, de acordo com a escolha do grupo. Nesse momento o grupo vai selecionar e priorizar as idéias sugeridas.

O uso da técnica “explosão de idéias” produz bons resultados quando a meta é criar novos caminhos ou solucionar problemas. Às vezes, a mais ridícula das idéias pode tornar um grande produto de solução.

2. GRUPOS DE ESTUDOS (ou comissões).

A base desse processo é o trabalho colaborativo com equipes pequenas (de no mínimo 3 e no máximo 5 pessoas). Esta abordagem é perfeita para discutir problemas e novas oportunidades. O procedimento é o seguinte:

2.1. Apresente os problemas ou oportunidades que precisam ser discutidos, e permita que os participantes trabalhem livremente o assunto.
2.2. Deixe claro o que se espera do grupo de estudo. Que os participantes ao discutirem o problema ou oportunidade, eles precisam identificar as origens dos problemas, ou as oportunidades, e apresentar as possíveis proposta e soluções, e um plano de ação com os passos necessários para cada proposta.
2.3. Oriente o grupo para registrar os itens levantados a partir de uma tabela dividida em colunas com os itens: Origem (procedência do problema), Soluções (discutir a questão para encontrar a solução – resolver), e Plano de Ação (com duas ou três atividades: tarefa, data, responsável).
2.4. Determine um prazo (necessário) para discussão dos problemas ou oportunidades. O condutor deve monitorar o(s) grupo(s) e verificar se as colunas estão sendo preenchidas adequadamente.
2.5. Apresentação dos resultados do trabalho do grupo. Quando os grupos encerrarem a coleta das sugestões comece a ouvir os resultados do trabalho realizado, o conteúdo desse trabalho, certamente é proposta de soluções dos problemas recebidos pelo grupo para analise e que serão apresentados em um relatório contendo a seguinte Ordem: Problema Analisado - Origem, solução, plano de ação (tarefa, data, responsável).
2.6. Após terminar as atividades do grupo de trabalho, os gestores deverão acompanhar o Plano de Ação Proposto para solução do problema ou oportunidade. 

Essa técnica pode ter diversas adaptações e variações. Ela costuma ser bastante útil na discussão de problemas em grupos de trabalho e gera planos de ação bastante viáveis.

Adaptação do Capitulo 11 “Conduzindo Reuniões Criativas” do Livro: Estou em Reunião – um programa para modernizar as reuniões da sua empresa – Editora Negócios - 2009

segunda-feira, 14 de fevereiro de 2011

ATENDIMENTO AOS LIDERADOS

PRINCIPIOS DE ATENDIMENTO AOS LIDERADOS

São as ações mais executadas pelo gestores para que o atendimento ao liderado/cliente seja realmente excepcional.

Quando esses princípios são aplicados no dia-a-dia de trabalho, o impacto sobre os liderados/clientes é positivo e proveitoso.

A prática diária dessas ações pode ajudar o LÍDER a se transformar no gestor entusiasmado e vibrante de que toda instituição precisa para se manter.

1. Faça os liderados se sentirem especiais.
2. A primeira impressão precisa ser positiva
3. É importante conversar com o liderado.
4. Personalize seu relacionamento.
5. Mostre que você se importa com o seu liderado.
6. Faça escolhas positivas
7. Faça da curiosidade sua melhor estratégia.
8. Crie ótimas lembranças para os liderados.
9. Seja criativo e ousado.
10. Observe os liderados e determine suas necessidades.

PRINCÍPIOS DA EFICIÊNCIA E DA QUALIDADE.

São princípios essenciais ao atendimento de qualidade, são tão importantes, e não devem ser desprezados; para se alcançar uma posição de destaque para sua organização.

1. Cumpra o que foi combinado.
2. Tenha boas maneiras.
3. Atenda as solicitações rapidamente.
4. Diminua o tempo de espera.
5. Acompanhe o atendimento.

UMA FILOSOFIA DE TRABALHO CONSISTENTE.

As organizações bem sucedidas são impulsionadas por um conjunto de princípios, valores e crenças aplicados consistentemente em tudo o que fazem.

Todas as pequenas gentiezas e ações que você realiza para criar um relacionamento produtivo devem ser examinadas à luz desse conjunto de princípios.

1. Seja totalmente honesto e aberto.
3. Seja receptivo.
4. Seja flexível.
5. Dê ao liderado o beneficio da escolha.
6. Seja generoso com os liderados.

UMA EXPERIÊNCIA POSITIVA E MEMORÁVEL.

As atividades de alto nível da organização oferecem aos liderados/clientes oportunidade de viver uma experiência completa, algo positivo e memorável para o liderado.

1. Seja simpático e esteja disponível.
2. Dê as boas-vindas de forma calorosa.
3. Use a expressividade do olhar.
4. Trabalhe seu tom de voz.
5. Faça constante contato com seu liderado.
6. Escolha seu melhor sorriso.
7. Divirta-se com os liderados.
8. Comemore com os liderados.
9. Transforme seus liderados em celebridades.
10. Decorre seu espaço pessoal.

UMA LIDERANÇA BEM SUCEDIDA

O sucesso da sua liderança estão relacionados com os desejos e as motivações das pessoas; para conquistar os liderados e fazer com que eles se sintam bem.

1. Invista no relacionamento com o liderado.
2. Seja compreensivo.
3. Esteja pronto para ajudar.
4. Assuma a liderança.
5. Estimule o espírito de equipe.

SEMPRE APRENDENDO

Os líderes de sucesso nunca param de aprender; sempre querem saber mais sobre gestão e como ser agentes de motivação das pessoas com quem se relacionam na organização.

Todo gestor precisa absorver novos conhecimentos, assim como desenvolver novas habilidades de ouvir atentamente e observar. Buscam coisas diferentes e desafiadoras e ultrapassam os próprios limites para descobrir caminhos melhores.

1. Conheça seus lidrados.
2. Preste atenção no que os liderados estão falando.
3. Aumente seu conhecimento sobre gestão de pessoas.
4. Faça um atendimento nota 10.
5. Encare os desafios do relacionamento com pessoas.

A PSICOLOGIA DO COMPORTAMENTO

Trata-se das escolhas comportamentais que fazemos todos os dias quando estamos com os liderados - se fazemos ou não contato visual com alguém e se vamos ou não abrir a porta para outro.

Daí a necessidade de trabalhar as atitudes e os estados mentais para ter certeza que se está fazendo o máximo pelo liderado.

1. Motive-se
2. A preparação é a chave do sucesso.
3. A percepção para identificar oportunidades.
4. Arrisque-se junto com os liderados.
5. Use o bom senso.

UM RELACIONAMENTO DE QUALIDADE

Cada interação com os liderados deve ser uma experiêcnia de qualidade, você deve optar por um realcionamente de alto nível.

1. Elogie os liderados.
2. Chame seus liderados pelo nome.
3. Boas ações e gentilezas podem fazer a diferença.
4. É importante fazer promessas e cumpri-las.
5. Dê ao liderado o máximo de sugestões possiveis.

O sucesso de qualquer organização depende basicamente de seus líderes, daí precisam estar capacitados para tomar decisões e agirem diariamente com objetivo de produzir nos seus lidrados motivações para um trabalho de equipe, e ter desempenho para atingir os alvos traçados pela instituição.

Adaptação do Livro: De Olho no Cliente. David Freemantle. Sextante. 2008

sexta-feira, 7 de janeiro de 2011

LIÇÕES RÁPIDAS PARA SUA LIDERANÇA II

LIDERANÇA

"Ser um líder é estar acordado, alerta e insastifeito o tempo todo"
Peter Kpestenbaum. Professor e consultor.

A diferença entre gerentes e líderes
"O gerente apenas administra; o líder inova.
O gerente é um cópia; o líder é um original.
O gerente mantém; o líder desenvolve.
O gerente aceita a realidade; o líder a investiga.
O gerente concentra-se apenas em sistemas e estrutura; o líder enfoca as pessoas.
O gerente depende de controle; o líder inspira confiança
O gerente tem uma visão a curto prazo, o líder tem uma visão a longo prazo.
O gerente pergunta como e quando; o líder pergunta o que e por quê.
O gerente fica de olho nos resultados fuananceiro; o líder fica de olho no horizonte.
O gerente imita; o líder cria.
O gerente aceita status quo; o líder desafia.
O gerente é clássico bom soldado; o líder é ele próprio.
O gerente faz a coisa de forma certa; o líder faz a coisa certa".
(Joan Goldsmith e Warren Bennis. Autores  de A formaççao do Líder).

Qual o segredo do sucesso dos melhores lideres? Parece haver cinco constantes quando se axamina por que alguns são bem-sucedidos:

Eles sabem aonde querem ir. Os melhores lideres são extremamente claros sobre como deverá ser o futuro de sua organização. Eles também possuem um roteiro definitivo para levar sua instituição à posição desejada.
Eles sabem quem irá ajudá-los a chegar lá. Eles são muito cuidadosos ao contratar e ao promover alguém.
Eles se certificam de que essas pessoas entendam. E tenham aderido a - essa visão.
Eles se certificam de que essas pessoas disponham das ferramentas. Treinamento e tecnologia - para alcançar essa visão.
Eles fornecem feedback constante. Orientando quando é preciso e mudando o pessoal conforme necessário.
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GESTÃO - ENVOLVIMENTO COM OS LIDERADOS.

"Criar um relacionamento com sua equipe é vital"

Para queleles que precisam de ajuda para desenvolver relacionamentos com os liderados. Sete perguntas que podem ajudar a fortalecer a relação. Pergunte aos seus liderados?

Como você gosta de ser chamado?
O que deixa você empolgado? Hobbies ou interesses de que você gosta muito?
O que aumenta o seu nível de emoções positivas ou "enche o seu bolde"?
De quem você mais gosta de receber reconhecimento ou elogios?
Qual o tipo de reconhecimento ou elogio que você prefere? Você gosta de reconhecimentos publicos, privados, verbais ou de algum outro tipo?
Que forma de reconhecimento mais o motiva?
Qual foi o maior reconhecimento que você já recebeu?
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EQUIPE E PARCEIROS

Lições dos esportes: Não dá para falsificar.

Dean Smith, técnico de basquete, não se considera um expert em negócios. Mas seu desempenho e sua inclusão no Hall da Fama fizeram com que adquirisse o status de alguém que sabe liderar uma EQUIPE.

O que é preciso para liderar com sucesso? Smith tem uma fórmula simples e objetiva. Concentre-se nos fatores que estão sob seu controle e depois garanta que seu pessoal:

Jogue com afinco. Você precisa exigir um esforço sistemático.
Jogue em conjunto. Certifique-se de que todos estão concentrados nas metas da equipe.
Jogue de forma inteligente. Execute.

Em outras palavras, se você se concentrar no processo - no desempenho da equipe, os resultados virão naturalmente.
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COMO EXECUTAR

"Executar é colocar o que foi planejado em ação"

Só porque você tem pessoas para fazer algo, não significa que será feito.

Laurence Haughton, nas suas produções escritas ele criou um esquema para tornar a execução mais simples, baseado nas experiências de dezenas de oranizações de sucesso. Haughton apresenta quatro atitudes distintas que são necesárias para uma execução eficiente:

Seja claro sobre o que você pretende realizar. Muitos lideres são vagos e confusos porque não dedicam tempo suficiente para explicar o que precisa ser feito ou não verificam se o que estão dizendo é o que seus liderados estão ouvindo. Se as coisas começam a desandar, não suponha imediatamente que a estratégia estava errada. Verifique se todos entenderam o que deveria ser feito.
Escolha pessoas compatíveis com as tarefas. O serviço requer pessoas capazes de resolver problemas ou que simplesmente seguem o regulamento? Elas precisam agir por conta própria ou sob supervisão constante? Haverá muitos desafios ou a tarefa é simples? Faça essas perguntas logo no início e escale a equipe de acordo com as respostas. A atitude de uma pessoa (sua motivação para fazer o que deve ser feito) é tão importante quanto sua experiência.
Obtenha a adesão dos liderados. A menos que os liderados compreendam a importância da tarefa e queiram realizá-la, poucas são as chances de que ela seja cumprida. Para superar a resistência, as novas idéias precisam ser lançadas com entusiásmo, que sejam acompanhadas de perto para não perderem o impulso, e que os colaboradores que mostrarem melhor empenho sejam reconhecidos. (Isso envia a mensagem de que o líder está de olho).
Matenha a equipe motivada. Mesmo o membro mais entisiasmado da equipe pode desanimar quando as coisas levam mais tempo do que o esperado ou quando se depara com os obstáculos. Para garantir que  as pessoas se mantenham envolvidas, certifique-se de que "compraram" a idéia. Para isso você compartilha informações, delega poder até o nível hierárquico mais baixo possivel e encoraja os membros da equipe a contribuirem com novas idéias.
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CONHECIMENTO

Traduzir experiência em conhecimento.
"A tradução da experiência em conhecimento pode parecer algo que aontece automaticamente, mas isso não é verdade. Há uma velha piada sobre um professor que, em vez de ter 20 anos de experiêcnia no magistério, teve a mesma experiêcnia 20 vezes. Todos nós conhecemos algumas pessoas assim. Na verdade, é preciso certa dose de intenção para criar conhecimento com base na experiência". Nacy M. Dixon. Autora.

O conhecimento é um recurso infinito.
"Chamado capital intelectual, propriedade intelectual, ativos de conhecimento ou inteligência dos negócios, o conhecimento corporativo agora é visto como a ultima e unica fonte sustentada e inexplorada de vantagem competitiva nos negócios. Ao contrário de outras formas de capital - terra, equipamentos, mão de obra e dinheiro - o conhecimento é teoricamnete infinito. Sempre existe uma idéia nova à espera de ser descoberta: novas maneiras de fazer coisas, estratégias novas, produtos novos, mercados novos". Mark W McElroy. Autor.

Gestão do Conhecimento.
"O conhecimento é uma mistura de experiêcnias, valores, informações e insights que fornecem um modelo para avaliação e incorporação de novas experiências e informações. Ele se origina e é aplicado na mente dos conhecedores. Nas organizações, ele muitas vezes é incorporado não apenas aos documentos, mas também às rotinas, aos processos, às práticas e às normas da instituição". Thomas H. Davenport. Autor
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ADMINISTRANDO CRISES

Não importa o que você faça, provavelmente em algum momento algum conflito ocorrerá em sua organização.

Ian I. Mitroff, professor. Oferece estas lições para se sobreviver a uma crise:

Mantenha a atitude correta. As crises cobram preço emocional tremendo. Como resultado, exigem capacidades emocionais extrsordinárias.
Pense. Você não precisa simplesmente pensar rápido para solucionar o problema, você terá que pensar de forma criativa. Você está tentando tornar sua organização mais forte do que nunca, não apenas restaurar o ststus quo. Isso significa melhorar sua organização aproveitando o que já funciona.
Mantenha as habilidades sociais e políticas corretas. Você precisará de adesão de todos os liderados às mudanças.
Tenha as habilidades técnicas certas. Sim, você precisa gerenciar bem, mas também precisa saber o que deve ser feito para restaurar a confiança e o moral de seus liderados.
Saiba manter. Ao ajudar a connstruir uma organização nova e mais forte, não ignore o que veio antes. Construa com base no que funcionou no passado.
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PRIORIDADES ESTRATÉGICAS

Imagine como será a organização de sucesso no futuro. Isso pode ajudar a descobrir o que você deveria estar fazendo HOJE!

Esta foi a premissa de Frances Cairncross. Alistou as dez principais coisas que as organizações terão de fazer para obter sucesso dentro de alguns anos:

Gestão do Conhecimento. Uma organização é a soma do que seu pessoal entende e faz bem.
Gestão de decisões. Ter um bom julgamento continuará uma habilidade-chave.
Concentre-se nos clientes.
Gestão de talentos.
Gestão da colaboração.
Construir a estrutura certa. Com o declínio dos custos do processamento das informações, oportunidades novas se abrem para redefinir o formato corporativo.
Gestão das comunicações.
Fixar padrões. Paradoxalmente, as tecnologias da internet, as ferramentas de liberdade e a descentralização exigem disciplina, protocolos e processos padronizados.
Incentivar a abertura.
Desenvolver lideranaça. Sem a estrutura organizacional, cultural e pessoal correta, uma organização não se beneficiará plenamente.

Fonte: Adapte-se ou Morra - Fast Company

quinta-feira, 6 de janeiro de 2011

LIÇÕES RÁPIDAS PARA SUA LIDERANÇA I

COMO MUDAR

As iniciativas de mudança sofrem resistências em muitas ocasiões. Entretanto, o caminho a trilhar para mudar uma organização é sempre o mesmo:

1. Forme uma equipe
2. Tenha uma visão clara
3. Comunique-se para conseguir apoio
4. Delegue ação
5. Crie metas a curto prazo
6. Não desista diante dos obstáculos
7. Faça com que as mudanças perdurem

Esses passos fazem a mudança parecer mais fácil. John P. Hotter, ensina três estratégias para tornar o processo menos complicados:

Veja - Identifique um problema, ou a solução de um problema, e depois ajude as pessoas visualizarem-no, de forma a inspirar a ação positiva.
Sinta - A visualização detalhada ajuda a reduzir as emoções negativas que bloqueiam a mudança.
Encoraje - Após algum tempo, a iniciativa de mudança começa a ganhar impulso. Faça todo o possível para mantê-la em movimento.
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PERSUASÃO

Uma parte fundamental de seu trabalho como líder  envolve mudar a mente das pessoas, algo inacreditavelmente difícil de fazer.

Howard Gardner, em como as pessoas aprendem e lidam com a mudança oferece cinco idéias para ajudá-lo a interagir com seus colaboradores de forma que a transformação flua naturalmente:

Conecte-se com sua equipe - A comunicação é uma união entre credibilidade e confiança. Você não pode obrigar seus colaboradores a gostarem de você, mas pode - e deve - fazer todo o possível para se tornar digno de confiança deles.
Use a lógica - Conectar-se com a equipe é importante, mas você precisa defender bem o seu argumento. Exponha-o passo a passo sendo o mais claro possível.
Saiba o que você está enfrentando - É essencial para qualquer estar ciente das resistências.
Ofereça recompensas - com cautela - Recompense as pessoas que ajudam a promover a mudança que você deseja. Mas fique atento à falsa lealdade. Recompensas poucas vezes mudam a mente de forma definitiva.
Comunique-se abertamente e com freqüência - Divulgue sua mensagem de várias maneiras e em diferentes ocasiões. Quanto mais detalhes você der; maiores as chances de ser entendido.
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COMO SE COMUNICAR

"Quem não consegue se comunicar não consegue liderar"

Michael Sheehan, consultor em comunicação. Ensina como transmitir mensagens. Conheça oito coisas que o líder deve tem em mente:

Conheça seu objetivo, conheça seu publico. Este é o ponto mais importante. Antes de começar a formular sua mensagem, você precisa saber o que está tentando alcançar. Que efeito deseja exercer sobre o publico?
Três tópicos... É tudo o que alguém conseguirá lembrar; quatro, no máximo. Que questões você quer que as pessoas assimilem?
Seja animado. Você provavelmente é mais desanimado do que imagina. O segredo do tom de voz certo está na ênfase que você dá à sua comunicação.
Torne a primeira impressão marcante. Ela influencia todo o resto.
Não seja mecânico. Você tem uma mensagem a transmitir, mas não quer parecer um robô. Deseja soar espontâneo e empolgado, ainda que esteja repetindo a mesma coisa pela vigésima vez. Então não aja mecanicamente.
Use frase de impacto. Frases memoráveis ajudam a clarear as coisas.
Provoque o uau! Você precisa fazer as pessoas exclamarem: "Uau! Que interessante!"
Diga a verdade.
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DE ONDE VÊM AS IDÉIAS

Não sabe de onde virá sua próxima grande idéia?

Evan I. Schwartz, diz que a busca pode ser mais simples você imagina. Ele afirma que idéias novas surgem a partir destas quatro características:

O aperfeiçoamento de idéias já concebida. Você aprimora os conceitos existente.
O reconhecimento de um desejo latente. As pessoas não sabiam que precisavam de um Walkman até a Sony inventá-lo.
Algo pelo qual o mundo vem clamando. Pense na lampada, nos aviões e agora nos celulares.
Resultado de um golpe ousado. Foi o caso do formno de micro-ondas, do laser e do Post-it.

As simples compreensão de como ocorrem as descobertas revolucionárias poderá acelerar o processo criativo.
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PROCURE VENDER MAIS PARA O SEU CLIENTE

(Uma visão do mundo empresarial que pode ser adaptada em qualquer instituição onde você exerce sua liderança)

A inclinação natural costuma ser aumentar o orçamento de marketing a fim de atrair novos clientes. Isso faz sentido. Quanto mais dinheiro você gasta em propaganda, mais clientes tende a atrair. E quanto mais clientes, maior sua receita.

No entanto, por mais lógica que essa caça ao cliente pareça, ela pode significar um erro dispendioso.

Existem muito mais negócios que você poderia estar fazendo com seus clientes atuais - e por custo bem menor do que teria de buscar novos mercados.

Moral da história: Antes de sair correndo atrás de novos clientes, tente transformar compradores ocasionais em clientes fiéis. Por quê? Porque cinco coisas boas vão acontecer:

É mais fácil vender para um cliente conhecido do que para um novo. Afinal, você já forjou um relacionamento com ele. além disso não precisa gastar dinheiro para descobrir para quem deseja vender. O resultado: suas despesas com propagando diminuem.
Você não precisa gastar tanto em publicidade para atingi-los; vocês já têm um relacionamento. Eles prestarão mais atenção às suas ações de marketing, pois já conhecem seus produtos.
Se o cliente está comprando de você, não está comprando da concorrência. Ao transformar compradores ocasionais em clientes fiéis, você sai ganhando, enquanto a concorrência sai perdendo.
Clientes habituais são (um pouco) menos sensíveis aos preços. Eles estão dispostos a pagar um valor ligeiramente maior para fazer negócios com você, vale a pena gastar um pouco mais para não precisar pesquisar outro fornecedor que poderá ou não atender sus necessidades tão bem quanto você.

Nota do autor do blog - Fortaleça os atuais membros da sua organização, atenda as suas expectativas e eles mesmos irão fazer a propaganda da organização, e atrair novos membros.
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COMO TOMAR DECISÕES

Você tem absoluta certeza de que conhece a melhor maneira de tomar uma decisão?

J. Edward Russo, autor de Decisões Vencedoras, pode te ajudar com as sugestões abaixo. Elas decompõem o processo de tomada de decisão em quatro passos:

Enquadramento, ou seja, decidir o que você irá decidir - e não decidir.
Coletar informações reais, não apenas aquelas que irão dar suporte a predisposição já estabelecidas.
Chegar a conclusões, que significa agir com base nas inofrmações coletadas.
Aprender com a experiência, porque a única coisa pior do que não saber como tomar decisão é ter que tomar a mesma decisão repetidamente.

Fonte: Adapte-se ou Morra - Fast Company

sábado, 18 de dezembro de 2010

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO I

1. A organização precisa decidir sobre seu empreendimento.

A organização precisa decidir rápido sobre o destino de seu empreendimento para tornar-se distinta, evitando a extinção. Muitas instituições estão acomodadas com o sucesso do passado, talvez por se considerarem grandes e inafundáveis. Antes os grandes engoliam os pequenos. Agora os “rápidos chegam antes dos lentos”. A organização precisa decidir rápido sobre o destino de seu empreendimento para tornar-se distinta, evitando a extinção. Velocidade é uma característica de pioneirismo e empreendedorismo. Independente do tamanho e estilo da organização.

2. A organização precisa aprender lidar com a sua estrutura de concorrência.

Sua relação com a concorrência precisa ser estudada para tornar-se diferente e manter-se à frente. Por meio da busca dessas novas coisas e/ou situações, o dirigente da organização poderá instrumentalizar-se para melhor desenvolver, implementar e usufruir dos resultados de um adequado planejamento estratégico na sua organização. Não esquecendo que a capacidade de explorar atalhos dependerá da capacidade de enxergar a floresta como um todo. Ou seja, desenvolver a visão de conjunto para ser capaz de identificar os atalhos e detalhes que precisam ser melhorados. Já que estamos sempre visando metáforas no mundo animal, nossos líderes precisam desenvolver visão sistêmica como a coruja.

Este tema aqui, trará fundamentos, finalidades, dicas e reflexões sobre os esforços para a instituição, identificar seu FOCO e POSICIONAMENTO ESTRATÉGICO. Planejar, Desenvolver, Controlar e Agir no sentido da transformação, são grandes as etapas desse movimento constante e determinado.

3. Posicionamento estratégico.

“A arte da guerra para lideres/gestores”.

3.1. Gestão Estratégica na organização: Mito ou Realidade? Quais são as estratégias para melhoria da sua organização para os próximos cinco anos?  Precisamos identificar o alvo certo, o cenário futuro ideal para nossas organizações, treinar nossa pontaria e acertar “na mosca”. Ou seja, competir pelo futuro é uma questão de visão e planejamento. Uma questão de treino e persistência. Pesquisas científicas e empíricas apontam que planejamento, execução, avaliação e aprimoramento contínuo são critérios considerados “essenciais” à sobrevivência de uma instituição. O planejamento é essencial para as instituições que querem adotar o DESENVOLVIMENTO DO PENSAMENTO ESTRATÉGICO.

Os líderes precisam conhecer as suas “lacunas”, ou seja, as suas defasagens. As defasagens servem como uma consciência norteadora indicando manobras estratégicas, ações competitivas e mudanças organizacionais que ajudarão a reorientar o rumo para o futuro. Por essa razão nos deparamos com a necessidade de aprender sobre a ARTE DA GUERRA para os líderes/gestores. A formulação de uma estratégia de sucesso depende da capacidade de olhar o futuro, verificar as oportunidades e ameaças no ambiente externo e imediatamente verificar as forças e fraquezas dentro de seus processos internos.  Muitas instituições ainda não compreenderam a importância do Plano Estratégico e o hábito de olhar para o futuro e buscar atitudes pró-ativas. Com pesar, percebo que muitas dessas organizações estão sempre reagindo a pressões, ou seja, acomodadas e reativas. Decisões estratégicas são de natureza complexa, pois exige um alto nível de incerteza.  Demandam uma abordagem integrada dos acontecimentos, exigindo do líder/gestor, um exercício de concentração e muita atenção aos acontecimentos do mundo. Será que compreendemos o mundo que nos cerca? Somos Transdisciplinares? Creio que estamos precisamos atravessar limites de áreas funcionais para lidar com o pensamento estratégico. Identificar cenários, analisar ambientes internos e externos, planejar colhendo fatos e dados do presente, passado para projetar o futuro da instituição. Discutir sobre que metodologia quer utilizar para a construção de seu Posicionamento ou Planejamento Estratégico. É preciso começar.

3.2. Quais são as vantagens para realização de um planejamento estratégico? Ajuda a instituições a preparar-se para a mudança de modelo de administração à luz das mudanças do mundo. A organização cria uma identidade com diferenciais. Analisa as forças e fraquezas internas diante das oportunidades e ameaças externas. Permite identificar oportunidades e ameaças. Potencializa os pontos fortes e as oportunidades, e neutraliza os pontos fracos e as ameaças. Torna mais fácil visualizar os problemas interno-externos e as prioridades de solução. Identifica a necessidade de canalizar recursos para as áreas de maiores resultados. Enxerga seu “Norte” e mobiliza as pessoas na direção correta.

Estamos vivendo num mundo globalizado, onde as mudanças são constantes e nos desafiam a organizar melhor o nosso dia a dia, com esforços em coisas essenciais. A transição de um para o outro é uma enorme oportunidade para que líderes de diversos setores “parem e pensem o amanhã”. Buscar um processo de Gestão Participativa e planejar estrategicamente as ações de melhoria para o futuro da organização.

4. O que é planejamento estratégico?

Você sabia que a palavra estratégia vem do grego “strategos”, que quer dizer “chefe do exército”, e que este conjunto de decisões administrativas tem uma enorme relação com os planejamentos das guerras, realizados pelo chefe do exército com a ajuda de seus generais!

Planejamento Estratégico é um conjunto de objetivos, estratégias e ações institucionais que estabelecem o propósito da direção estratégica que uma organização deverá seguir para competir pelo futuro. Esse plano será desdobrado em um conjunto de programas e projetos de melhorias.
É só começar! Qual será o seu “Norte”?

Com efeito, o sucesso de um planejamento estratégico dependerá de alguns condicionantes. Tais fatores são essenciais para a Jornada da Gestão Total para uma Organização Total.

4.1. Condicionantes para o sucesso do Planejamento Estratégico - Designar uma equipe para pensar na revitalização e posicionamento estratégico da organização. Normalmente composta da alta liderança e seu corpo de líderes. Um Planejamento Estratégico precisa ser feito pela instituição e não para ela. Desenvolver um processo de coleta de dados internos e externos para a elaboração do Diagnóstico Institucional. Análise de cenário estudando o futuro, analisando o ambiente competitivo – o entorno da organização e avaliando por fim suas forças e fraquezas internas. Estabelecer as Diretrizes de Ordem Superior: Visão de Futuro, Missão, Fatores Críticos de Sucesso, Crenças e Valores e Objetivos Organizacionais. Criar um conjunto de estratégias futuras que estabeleça os objetivos no campo de atuação da organização. Determinar condições para a sobrevivência da Organização. Definir o nível de resultados que almeja alcançar. Desdobrar as estratégias em metas e ações através de Projetos Prioritários. Ter Constância de Propósito na implementação de tudo que for planejado.

Com efeito, nenhum posicionamento estratégico será válido sem a sua real implementação. Para tanto, o maior condicionante estará ligado ao sistema de liderança que a organização vai assegurar. Só existe mudança onde estiver presente um “agente de plantão”. Existem muitos inimigos para esta guerra. E o principal deles está dentro de cada um de nós é a ACOMODAÇÃO.

A Liderança é primordial nessa tarefa. Talvez porque todos os processos que tendem a descontinuar na maioria das instituições demonstraram uma total falta de liderança. “As palavras movem e os exemplos arrastam”.

Os planos dão certos quando surge uma liderança comprometida. Muitas ocasiões na experiência institucional coisas “empacarem” por falta de liderança. O líder ensina através do seu exemplo. Não é por acaso que liderança é o primeiro critério de excelência para o sucesso de uma organização. Precisamos de líderes estrategistas e visionários. Estes deverão desenvolver o espírito da Constância de Propósito para transformar mitos em realidade.

4.2. Esforços Planejados e Sistematizados para transformar o que está no papel em ações: Estudos nos apontam que pensar estrategicamente é estabelecer um raciocínio sistêmico. Que exige esforços planejados e sistematizados ao avaliar uma instituição sobre a sua EXCELÊNCIA, qualquer seja a organização. Identificaremos vários olhares, várias formas de buscar melhorias estratégicas. A saber: A organização precisa estabelecer um padrão de liderança que institua a gestão democrática.  Os planejamentos devem ser cooperativos e as decisões compartilhadas. A alta direção precisa ser o carro-chefe da mudança. O Planejamento Estratégico deve ser desdobrado até às áreas de atuação. Os Processos Institucionais devem ser gerenciados através de planejamentos, execuções, mecanismos de controle e ações de melhorias e reconhecimento. Esforços de captação e retenção de clientes devem ser identificados, planejados e implementados. Captar e reter clientes encantados com o atendimento e com o projeto institucional, visando criação de valor num atendimento diferenciado. Assegurar a otimização dos processos internos, eliminando desperdícios e melhorando a produtividade. Assegurando que haja um fluxo de trabalho flexível e padronizado ao mesmo tempo. Garantir ações estratégicas, planejadas para a Gestão do Desenvolvimento das Pessoas, gerando inovações e aprendizagens de nossos métodos de trabalho. Determinar uma nova infra-estrutura da instituição visando uma melhor comunicação e relacionamento entre os processos administrativos organizacionais. As informações e comunicações na organização devem fazer parte de uma “base de indicadores” que possa auxiliar a tomada de decisão estratégica. Como são tratadas as informações no ambiente organizacional? Os resultados de satisfação dos clientes, financeiro, custos e investimentos nas realizações e inovações deverão ser acessados e contabilizados.

Enfim, a arte da guerra não é para qualquer um. Tudo é complexo, incerto, dinâmico e muito trabalhoso. Dependerá de nossa competência em saber como começar. Já apresentamos uma lista enorme, que deve fazer parte da agenda de um estrategista. Continuaremos agora apresentando outro assunto com a finalidade de apresentar os
“comos” de tantos “os quês” apresentados.

Planejamento Estratégico II (clique aqui) 
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Pr. Ozéas Dias Gomes
Prfa. Débora Dias Gomes

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO II

5. Roteiro para elaboração do Planejamento Estratégico.

A Estratégia da Implementação. Uma Estratégia de Navegação nas Ondas da Mudança.

Estratégia significa a arte de conceber operações de batalha em Planos Conjuntos.

É tempo de identificação e escolha, entre os esforços apresentados anteriormente como as ações essenciais que se transformarão num plano de navegação, ou seja, um plano de ação. Se o dirigente acredita no poder de planejar o futuro da sua organização ele pensará em executar da maneira certa o que foi considerado correto. Assim, tudo que vale a pena ser feito precisa ser bem feito. Alavancar mudanças de hábitos, métodos e modelo administrativo só se tornará em ações efetivas se forem decididas pelo “número um” da organização. Ele é o patrocinador, administrador de recursos e informações para uma estratégia organizacional. Os gestores precisam exercer a liderança pela implementação de ações de melhorias em sua organização. A alta liderança precisa apresentar a direção e a rota. A organização precisa saber onde quer chegar. Então observe o que é preciso para OPERACIONALIZAR O PROCESSO DE FORMULAÇÃO ESTRATÉGICA. O que é preciso fazer para inscrever-se na “prova de natação” já que estamos falando em nadar a favor da correnteza. E visualizar quatro grandes fases que poderão facilitar a transformação.

Gestão Estratégica só será mito se formos incapazes de navegar com competência e coragem no mar de oportunidades conhecido por todos nós. As ações de uma liderança serão satisfatórias, desde que estrategicamente realizadas. Portanto Gestão Estratégica não pode ser mito, mas tem que se transformar em desafios. Observe a partir de agora pelo menos quatro grandes desafios. Denominados os desafios de: “As fases da Implementação”.

·        FASE DE DECISÃO
·        FASE DA DIREÇÃO
·        FASE DE EDUCAÇÃO PARA A QUALIDADE
·        FASE DA AVALIAÇÃO CONTÍNUA

Vantagem competitiva se aprende na organização em que o líder desenvolve sua atividade.  Claro que é uma referência ao movimento organizacional que se estabelece quando vivencia cada uma dessas fases. Repare que todas elas se reportam às pessoas. Que por “um acaso” é o ponto de partida. Todos aprendem quando a alma não é pequena. Negar o ócio (o Negócio) é fazer da administração da organização um movimento de aprendizagem humana e institucional. Inclusão com promoção para todos: métodos, processos, produtos, pessoas e organização. Os espaços existem e precisam ser ocupados. Num momento de Educação Invisível e Concorrência Invisível precisará de arte e técnica para gerir as organizações. Decidir, Direcionar, Educar e Avaliar Continuamente é o que transforma mitos em realidades.

Observe Cada Fase Separadamente. Depois as peças se juntam para montar o Cenário de Gestão Estratégica da Qualidade em liderança cristã e sua realização.

5.1. Fase A – Hora da Decisão. A direção da organização decide pela implantação da melhoria da qualidade de sua instituição através de ações do tipo: Assegurar o compromisso de todos os que têm poder de decisão estratégica da instituição. Mergulhar profundamente em conceitos teóricos necessários para desenvolver a habilidade de navegar nas ondas de mudanças. A busca de aporte de conhecimento é que dará a um gestor a segurança ao lançar uma proposta de mudança ou melhoria dos processos que compõem o sistema organizacional. Investigar os impulsionadores que exercem pressão no dia a dia das atividades institucionais: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de seu sistema. Identificar os clientes e suas necessidades, expectativas e desejos.

Foco no foco do cliente (os seus liderados). O que fazer para que os clientes de sua instituição sejam leais e percebam o quanto vale à pena viajar nesta embarcação? Como garantir que não abandonem o barco? Este não é um trabalho fácil. Pesquisas nos revelam que a maior parte de clientes que deixam de procurar uma organização é por causa da insatisfação no atendimento.  Precisamos estar ao lado de nossos clientes, ouvindo-os para percebermos suas percepções, ou seja, seu foco: necessidades, expectativas e desejos (NED’s). As “reclamações” dos liderados devem ser encaradas como informações preciosas para a melhoria de nossos processos. Será que a organização considera este fato?

Um Diagnóstico Completo com Foco no Cliente. Olhar para fora e identificar as forças de mudanças e num olhar para dentro da organização diagnosticar forças e fraquezas. A organização deve ser orientada pelo mercado e focada no cliente.

Quando uma Organização é Lembrada pelos Clientes? RESPOSTA: Quando ela realiza um péssimo trabalho, ou quando faz um excelente trabalho e encanta o cliente. Uma organização na média não cresce e não prospera. Desenvolver através da competência coletiva um conjunto de ações estratégicas para a revitalização da organização. Desenvolver o que foi planejado, acompanhar, corrigir rumos e recomeçar. A verdade é que nada disso ocorrerá se não dermos o primeiro passo – A DECISÃO: Por onde começar? Que caminhos trilhar? Que metodologia utilizar?

As respostas virão da alta direção. Nos ombros do líder recai a responsabilidade pelo sucesso ou pelo fracasso da administração da sua organização. O líder ensina o que ele é. O exemplo é a maior ferramenta de liderança. Certamente, o exemplo que precisamos ser é ter a responsabilidade de DECIDIR CERTO. Dizem que quem decide pode errar, mas quem não decide já errou. Cada organização precisa desenvolver o seu próprio modelo. Toda decisão tem vantagens e desvantagens e é sempre solitária. Daí a necessidade de saber ouvir. No Processo Decisório quanto mais o líder ouve e analisa fatos e dados, mais competência terá na hora que, solitariamente decidir a direção que apontará para sua equipe.

Existem várias formas de se Implementar Melhorias da Qualidade de uma organização. Encontramos aqueles que dão ênfase à gestão. Outros focam o processo, ainda visam o sistema. Encontramos também implantações da Qualidade através de obediência à prêmios, e por aí vai. Com efeito, o melhor modelo será aquele que identifica e aproveita o que existe de bom em vários raciocínios adequando ao jeito de ser da organização. O melhor modelo é àquele que foi feito para a realidade da organização. E desenvolvido PELA instituição.

A essa altura, muitos dos nossos líderes já estão com uma bagagem conceitual bastante significativa. A teoria precisa de comprovação prática. Então é hora de começar. Como implementar um novo modelo na administração da organização à luz dos conceitos da Gestão Estratégica pela Qualidade?

Após a fase de decisão, o próximo passo é identificar a direção correta para começar a longa jornada, enfrentando as forças da mudança e navegando as forças da mudança e navegando a favor da correnteza.

5.2. Fase B – Encontrando a Direção. Uma questão de escolha!  O líder que decidiu certo, certamente decidiu por um modelo de liderança integrado e participativo. Implementar a liderança participativa não é um trabalho fácil. Mas agora é uma questão de sobrevivência. A verdade é que numa instituição moderna, as pessoas não obedecem a ordens. Elas participam efetivamente das decisões. A Fase da Direção consiste em planejar estrategicamente o rumo que a organização tomará. Trata-se da Sistematização da implantação e implementação de melhorias em todos os processos do sistema organizacional. Um sistema é um conjunto de matéria para qual se volta à atenção. Por isso a partir de agora volta a sua atenção para um conjunto de situações que compõem o sistema da organização. Num exercício da escolha da direção ideal para nadar a favor da correnteza e alcançar o sucesso planejado. A direção nos mantém sobre o alvo, prevenindo a ocorrência de antigos erros e, além disto, mostra onde se está indo e, de maneira mais específica, o que se está tentando alcançar e como chegar lá. É o mecanismo que direciona as ações propositadamente em direção às metas da organização. A direção clara ajuda a estabelecer prioridades que são essenciais para a disponibilidade de recursos e criação de comprometimento e alinhamento com o propósito da organização.

Observe a seguir os PASSOS que constituem a FASE DE DIREÇÃO. Passos para instituir um Processo de melhoria contínua do Desempenho da Organização.

1º Passo – Organizar Reuniões com o Time Estratégico com o Tático. É preciso investir tempo na participação. A rotina organizacional é dinâmica, agitada e cheia de acontecimentos novos. De tal maneira que se não houver a convicção de que se quer organizar para melhorar, as pessoas nunca encontrarão tempo para reuniões. Um Conselho Diretor deverá ser criado para negociar diretrizes de trabalho. Estas reuniões deverão ter a liderança geral e os líderes da organização (diretoria da organização, gestores, coordenadores, etc.). Nesta ocasião a liderança geral e sua equipe estratégica e tática decidem o “destino da organização”. Este conselho estabelece ações de continuidade elaborando um cronograma de reuniões contendo os próximos passos. A agenda deve dedicar tempo para o grupo absorver a Metodologia de Times de Liderança Integrada.

2º Passo – Compilação e Análise das Informações. Todas as informações colhidas durante a fase de decisão - pesquisas realizadas para ouvirem a voz dos clientes - deverão ser compiladas e tratadas para o levantamento de oportunidades de melhorias. O diagnóstico situacional deverá ter sido o tempo inteiro orientado pelo mercado (mudanças externas) e focado nos clientes internos e externos. Identificamos nossos clientes e suas necessidades, expectativas e desejos. Entendemos como os nossos clientes usam os nossos serviços?

3º Passo – Estabelecer a Visão de Futuro, Missão e FCS. Que organização nós queremos? A partir das constatações percebidas na “voz dos clientes” e na identificação das “oportunidades” e “ameaças”, busca-se estabelecer:

a) Visão de Futuro - Onde a instituição estará no futuro. A criação de uma imagem mental de sonhos e visão de futuro. Ex. “Em 2015 a organização _______será reconhecida como”.

b) Missão - Instituir a missão para o presente, definindo a sua razão de ser e o seu propósito no empreendimento. Responde as perguntas abaixo:

Qual é o negócio de sua organização? Para que ela existe? Qual é o principal produto/serviço de sua instituição?

c) F.C.S -  Fatores Críticos de Sucesso - Identificar as ações essenciais ao sucesso da organização. Ações específicas e atividades capazes de atingir o objetivo maior apontado na missão. Estas ações serão planejadas e implementadas e geralmente correspondem aos processos críticos da instituição. Tanto para processos administrativos, como para os organizacionais.

Será preciso assegurar um ambiente de sinergia, onde haja ação simultânea de diversas energias canalizadas na realização de um único objetivo. Todos os problemas são problemas de todos.

Existe uma história muito interessante. É a história de quatro elementos: Alguém, Ninguém, Todos e Alguns.

“Havia um importante trabalho na organização: TODOS assumiam que ALGUNS poderiam fazê-lo, ALGUÉM poderiam ter feito, mas NINGUÉM fez. ALGUNS ficariam aborrecidos porque o trabalho era de TODOS. TODOS pensavam que ALGUÉM faria melhor, mas NINGUÉM percebeu que TODOS deveriam fazer. Finalmente, ALGUÉM culpou a TODOS por não ajudar NINGUÉM, e ALGUNS gravemente concluíram que NINGUÉM era a pessoa mais útil da organização”.

Se, desejamos ver as ações essenciais e estratégias implementadas com efetividade, precisamos delegá-las a um time de trabalho. Não haverá sucesso se continuamos divididos por áreas ou departamentos com visões fragmentadas e soluções inadequadas ao sucesso do todo. O próximo passo consiste em buscar atender a esta grande e incontestável premissa.

4º Passo – Desenvolver um Processo de Competência Coletiva Através da Preparação de Times de Grupos Integração. O Conselho Diretor deverá estabelecer um clima de trabalho que vise garantir a boa comunicação e o bom relacionamento entre os diferentes processos da organização. A consciência de que “há sempre um cliente ao nosso lado” é que vai garantir o sucesso do negócio de uma instituição. O time estratégico precisa garantir o hábito do planejamento participativo para que haja um objetivo comum amparado por um raciocínio sistêmico. Precisamos de competências individuais agregando valor a um processo de competência coletiva.

A Metodologia TGI Simplificada (Times de Grupos Integrados)

Para observar o hábito do trabalho em equipe o time deverá fazer uma análise crítica do seu momento atual buscando responder de forma transparente às seguintes questões: A missão da instituição está clara para todos? Os clientes internos e externos foram identificados juntamente com suas respectivas necessidades e expectativas? Cada componente do time conhece suas próprias forças e fraquezas – onde pode contribuir ou necessitar de ajuda? Cada pessoa do time conhece as forças e fraquezas dos demais membros e como eles podem contribuir ou necessitar de cooperação? Todos exercitam a empatia (a arte de se colocar no lugar do outro) e buscam instituir um clima de parceria estratégica? Uma vez que as decisões são tomadas, existe clareza sobre quais serão as responsabilidades de cada um e quais as interfaces que deverão ser negociadas? Todos os membros do time sentem-se livres para levantar problemas que podem afetar o desempenho do próprio trabalho da equipe? As discussões nas reuniões do time estão abertas à participação de todos? Todos entendem a instituição sistematicamente e como o time se relaciona com o resto da estrutura?

Os recursos necessários para dar suporte às ações que precisam ser implementadas e cuidadosamente estudadas. O sucesso só virá se trabalharmos dentro de um orçamento real.

Consolidação do Time de Trabalho. O time deverá assumir a responsabilidade com o sucesso das ações planejadas estrategicamente. Definir um conjunto de crenças e valores que orientem as decisões sobre o trabalho do time. O time não deve se afastar nunca de suas crenças e valores. Estabelecer um Acordo Operacional sobre como deverão trabalhar juntos. Os membros do time devem se comprometer e honrar o acordo de relacionamentos. Decidir como lidar com falhas em relação ao acordo acertado. Definir uma estrutura formal dentro do time (Gestores, coordenadores (ou líderes), facilitadores, secretários...). Decidir como serão tomadas as decisões que afetam ao time como um todo. (Por democracia, por consenso, “por ordem”. Qual a maneira ideal? A resposta não poderá ser outra, senão que o ideal é a tomada de decisão por consenso. E que também deverá haver consenso quando o prazo esgotado para uma decisão necessitar de votação - democracia. Qualquer decisão de cima para baixo deverá ser negociada e entendida por todos.). O papel de cada membro do time deve ser claro. Sabe-se “quem” é responsável “por que”, quem necessita ser informado, e quem, se houver, tem poder de veto. O time tem os seus objetivos principais priorizados.  O processo de competência coletiva requer um novo estilo de relacionamento. As pessoas deverão estar organizadas em times capazes de criarem suas próprias regras de convivência e trabalho. Num time todos precisam saber que todos os problemas são problemas de todos. Os quatro passos anteriores consistiram em todo um processo de identificação da direção que precisa ser estabelecida para que a instituição possa planejar o seu próprio futuro, ou o seu sucesso. Ou nos organizamos, ou seremos organizados. Uma questão de escolha.

Verificamos ações estratégicas que passaram pelo foco nos clientes e suas necessidades, expectativas e desejos; pelo estabelecimento da visão de futuro, missão e fatores críticos de sucesso; culminando no desenvolvimento da competência coletiva, instituindo um verdadeiro time estratégico. Um time que conhece e entende as dificuldades uns dos outros e da própria organização, que honra o acordo operacional estabelecido, e que num processo de responsabilidade e comprometimento identifica responsabilidades e interfaces de uma área (processo) com a outra. O produto do trabalho dos times de melhorias se constitui em Planos de Ação. Um plano de navegação a favor da correnteza. “Navegar é preciso!” será que já paramos para pensar no significado da palavra “preciso?” Sim, navegar é algo tão previsível. É tão fácil prever  tempestades, mudanças climáticas, rota perigosa, rochas, tubarões... A palavra é no sentido de precisão. É certo que precisamos nos preparar para navegar nas forças de mudança. No dia a dia nada é exato, “viver não é preciso”. Tudo pode acontecer. Planejar é o segredo. Prevenir, prever, predizer, olhar as coisas como elas poderiam ser e planejar. A esta altura a alta direção já está consciente que só através de times preparados e através de liderança eficaz, a organização fará acontecer todas as melhorias num espaço de tempo menor. É condição básica para o alcance da visão do futuro: desenvolver um processo de competência coletiva através da preparação de times. É preciso investir tempo no envolvimento e participação de toda a equipe de liderança e daqueles que vão “fazer as coisas acontecer”, ou seja, todos os membros da equipe. Se já estamos trabalhando em equipe poderemos partir para o próximo passo.

5º Passo Identificar os Fatores Essenciais para o Sucesso do Plano Estratégico. Identificar as ações essenciais que deverão ser planejadas e implementadas. Estudos apontam para um conjunto de fatores que precisam de gerenciamento constante. Eles compõem os processos administrativos e funcionais. São considerados indicadores de excelência quando verdadeiramente implementados. Cada fator apresentado acima precisa ser planejado por vários times operacionais e táticos. Eles deverão ser desdobrados em plano de ação de cada item.

6º Passo – Um Plano para o Sucesso. assim precisaremos sistematizar ações para prevenir o previsível e planejar o sucesso.

O segredo do sucesso está na capacidade de planejar o futuro institucional. Elaborar e implementar planejamento participativo que alcance metas pré-estabelecidas, dentro do orçamento previsto e o prazo estabelecido.

Cada indicador do quinto passo deve compor um plano. Se você não planejar melhorias; sem perceber você estará planejando (não sistematicamente) os problemas. Quando nos deixamos levar pelas turbulentas ondas da mudança sem que busquemos prevenção, tornamos nossa instituição vulnerável aos fatos de interferências políticas, econômicas, demográficas e culturais. Então pegue cada ação que foi considerada essencial para o sucesso de sua organização (4º passo) e institua um plano para a melhoria das mesmas. Para cada ação, sete questões terão que ser respondidas:

Porque? O que? Como? Quando? Quem é responsável?
Quanto custa e quais os benefícios? Onde implementar?
                                  
Então Concluímos que: “Navegar é preciso...”. “Viver não é preciso!”

5.3. Fase C – Educação Corporativa. Como Preparar a Infra-Estrutura? A liderança total da instituição requer um processo contínuo de melhoria nos métodos, processos, produtos e pessoas. E estará sedimentando um modelo de administração organizacional moderno, fundamentado nos princípios da qualidade ao encarar esta missão com constância de propósito.

Toda mudança requer estratégias e toda estratégia requer estrutura. A maneira prática de preparar a infra-estrutura emocional e técnica de uma organização é através da implementação de um processo de socialização dos conceitos e posturas da qualidade. Ou seja, sistematizar um projeto educacional fundamentado nos preceitos de uma verdadeira aprendizagem para todos na instituição. Do Líder e toda a sua equipe. Uma Organização que Aprende!

Fundamentos da Estratégia de Educação para a Qualidade. O objetivo aqui é estudar o contexto que fundamenta a estratégia do processo de multiplicação para as bases. A construção sólida de uma casa exige um alicerce bem fundamentado. O processo de multiplicação da qualidade também precisa de sustentáculos. Precisa de bases sólidas para sustentá-lo quando for preciso analisá-lo criticamente. Dedicaremos esta parte do trabalho a prática de pensar a teoria.

Aspectos Gerais. O mundo das realizações é complexo, subjetivo e difícil, em um ambiente cada vez mais imprevisível, competitivo e cheio de perigos. A sobrevivência no ambiente atual depende, portanto, da mobilização de cada grama de inteligência. Inteligência aqui, como faculdade de aprender, apreender ou compreender; capacidade, penetração, agudez, perspicácia. Como garantir a mobilização de cada grama de inteligência sem que se estruture uma maneira de sensibilizar, treinar e educar as pessoas num processo de aprendizagem bem planejado, executado, acompanhado e com constante aprimoramento? É disso que vamos tratar. A evidência de cada inteligência em ação estará nos resultados alcançados, nos desperdícios eliminados e na retenção dos clientes da instituição. Um ambiente onde as pessoas identificam e priorizam ações essenciais e não acidentais. Onde não há tempo perdido com situações que não agregam valor quantitativo e qualitativo aos resultados organizacionais. Precisamos multiplicar conceitos para dividir responsabilidades.

Multiplicar é... Multiplicar não é.
Multiplicar (X) é:

(-) diminuir paradigmas indesejáveis
(:) dividir experiências
(+) somar percepções

O processo de multiplicação é um projeto necessário para o total engajamento das pessoas no sucesso das realizações dos programas da organização. Elas entenderão a cultura organizacional, os valores, a nova política, na medida em que participam de um processo de aprendizagem para que apreendam os conceitos e as posturas exigidos pelos padrões necessários ao ambiente onde vivem, trabalham e se divertem. Este espaço será denominado aqui por ambiente da liderança total. Ele é propício para a implementação de ações planejadas que transformam a aprendizagem numa necessidade estratégica. A mudança de estratégia requer mudança de estrutura. É necessário, portanto, que se prepare uma infra-estrutura para suportar as ações da gestão da qualidade. Melhorias no espaço físico e no espaço psicológico. Mas como conseguir isto rápido? Mudar infra-estrutura é um desafio que algumas organizações não enfrentam. Imaginam que a qualidade acontecerá por si só. O resultado é desastroso. Tempo e dinheiro perdidos em nome da qualidade. A maneira adequada de administrar mudanças estratégicas e estruturais é através de um processo educacional. A estrutura só melhorará através dos esforços de pessoas educadas e treinadas. As pessoas não nascem sabendo. E só devem ser treinadas, pessoas educadas. Toda organização, grande ou pequena, é complexa e dinâmica. Está sujeita às leis biológicas porque nasce e se desenvolve com e através de pessoas. Transforma-se ou extingui-se. Isto porque fatores externos interferem em sua rotina, modificando a sua razão de ser. A questão está em como o ambiente organizacional convive com as constantes mudanças. Para desenvolver nas pessoas, a capacidade de administrar os problemas gerados pelas crescentes transformações fora e dentro dos processos, será preciso, sem dúvida, alavancar esforços de educação e treinamento. Programas sólidos, dinâmicos e contínuos irão garantir a aquisição de conhecimentos teóricos da nova cultura, habilidades necessárias para a utilização das novas tecnologias e atitudes adequadas ao novo padrão de comportamento. É neste contexto que acontece o projeto de educação corporativa. Um processo pelo qual são produzidas mudanças convenientes no comportamento humano, aperfeiçoando as execuções de tarefas, alcançando maior conhecimento técnico e melhorando os aspectos de relacionamento humano no trabalho. Ensinando às pessoas como desenvolver ou participar de trabalhos de equipes. A operacionalização do processo de aprendizagem institucional tem como produto, a soma de informações, a divisão de conhecimentos e experiências, e a subtração de paradigmas inadequados. Multiplicar é diminuir, dividir e somar ao mesmo tempo. Uma operação que só será efetiva se desenvolvermos uma Organização de Aprendizagem, dentro do programa da organização.

Educar, entretanto, não é somente disseminar informações. Palavras o vento leva. Como é fácil implementar ações quando se conhece o porquê de implementá-las. Kurt Lewin reforça este pensamento quando diz: “Nada mais prático do que uma boa teoria”. Entretanto, existem controvérsias. Enfim, se o próprio processo de Educação Corporativa for bem fundamentado, ele favorecerá um movimento de desenvolvimento de talentos, para que o trabalho das pessoas no dia-a-dia não precise de fiscalização, já que existem pessoas educadas e treinadas para o autocontrole, a autodisciplina e a responsabilidade. Onde o trabalho criativo não é um divertimento ou um evento, e sim uma forma de trabalhar sério e criativamente.

“É imoral administrar uma organização sem antes deixar que as pessoas desenvolvam seus talentos”.
Tom Peters

5.4. Fase D – Avaliação Continua Todo processo de gestão estratégica consiste num contínuo sistema de avaliação institucional.  A FASE C mostrou que nenhuma estratégia será realidade, ou seja, a Gestão Estratégica não será um MITO engavetado, se as pessoas forem educadas e treinadas para o novo. Precisamos desenvolver um olhar contínuo para a necessidade de realimentação de qualquer movimento que esteja em ação. Um novo olhar cada vez que revisitamos uma estratégia em ação. Planejamento Estratégico só será realidade e não mito, quando os resultados de suas ações forem contabilizados e comparados com resultados anteriores.  Para acompanhar os erros e acertos, as vitórias e os fracassos; a organização deverá instituir um S]sistema permanente de avaliação.

Esse desafio requer as seguintes posturas organizacionais: O desenvolvimento da Cultura de registro de dados. O Mapeamento do Fluxo da Informação Interna para garantir a confiabilidade do sistema. Identificar avaliadores e treiná-los. Estudar os dados utilizando a atitude de analisar as causas e não culpados pelos resultados. Desenvolver um sistema de indicadores que dê a qualquer tomador de decisão a possibilidade de aprimorar as não conformidades do sistema. Difundir os resultados para obter o compromisso pela busca da solução dos problemas. Reconhecer os sucessos e corrigir os fracassos. Manter sensores sempre em alerta para captar informações necessárias ao acompanhamento da implementação do planejamento estratégico. Garantir medição contínua do aprendizado organizacional, da satisfação dos liderados, e dos resultados planejados nos programas da organização.

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Pr. Ozéas Dias Gomes
Prfa. Débora Dias Gomes