O LÍDER CONDUZINDO REUNIÕES CRIATIVAS.

É muito comum nas organizações a realização de reuniões para criar novas condições ou serviços, para coletar sugestões de novas idéias, para planejar ações, e até mesmo para identificar e achar soluções para os problemas que são comuns nas instituições. O papel do gestor é muito importante para o alcance dos resultados esperados.

Passos para a condução de uma reunião criativa:

1. Definir objetivos.

2. Definir os pontos de discussão.

Pontos que devem ser considerados no planejamento da reunião:

1. O local da reunião – se desejamos que as pessoas sejam criativas e inovadoras, um ambiente igualmente criativo já é um passo importante.

2. A data da reunião – deve agendar uma data que permita a participação das pessoas interessadas.

3. O tempo da reunião – muito importante preocupar-se com este ponto, para que a reunião produza o efeito desejado é necessário que o gestor estabeleça com os seus liderados o tempo necessário para que os assuntos sejam discutidos e devidamente concluídos.

4. Os assuntos devem ser apresentados numa determinada seqüência – determine com o seu grupo quais os assuntos devem ser apresentados primeiro e a partir daí decidam a seqüência da apresentação dos temas que deverão ser abordados na reunião.

5. A ata da reunião – é o registro que identifica: data e local da reunião, quem convocou a reunião, as pessoas presentes na reunião, as principais decisões, os encaminhamentos e forma de acompanhamento das decisões dos assuntos tratados na reunião.

Técnicas de desenvolvimento e discussão das idéias apresentadas na reunião. Existem muitas técnicas para estimular a criatividade, mas abordarei apenas duas:

1. BRAINSTORM (ou “explosão de idéias”).

O principal propósito de uma sessão de “explosão de idéias” são as apresentações das sugestões para solução de problemas ou situações apresentadas pelo condutor. Mas, para que isso aconteça, é preciso seguir algumas regras básicas, entre elas:

1.1. Não pode haver discriminação quanto às sugestões apresentadas.

1.2. O objetivo é quantidade, não a qualidade das sugestões neste primeiro momento.

1.3. O ritmo da apresentação das sugestões deve ser ditado pelo condutor, deve estabelecer um ritmo acelerado de apresentação de idéias, pois tem o propósito de criar dinamismo, espontaneidade e engajamento entre os participantes. Quanto mais acelerado o ritmo, maior o volume de pensamentos e opiniões.

1.4. O bom humor – conduza o processo de forma alegre, pois favorece a espontaneidade evita a discriminação. Os participantes certamente serão contagiados e as novas idéias fluirão com muito mais facilidades.

Formas de apresentar o brainstorm:

1. Apresente o assunto aos participantes. Se for necessário, explique a questão nos mínimos detalhes e tire as dúvidas.

2. Anote todas as sugestões apresentadas. Nesse momento apenas anote as idéias, ainda não é o tempo de discuti-las.

3. Deixe claro que assim que as idéias começarem surgir e anotadas, nada será censurado ou discriminado.

4. Imprima um ritmo acelerado no processo de coleta e registro de idéias. O condutor deve repetir em alto e bom som a idéia que está escrevendo.

5. Se o fluxo criativo der uma parada, estimule o grupo fazendo perguntas: “O que mais pode fazer por esse problema?”, “Podemos combinar alguma idéia”, “Alguma outra perspectiva?” ou “Alguma idéia muito maluca?”.

6. No momento em que achar que tem idéias suficientes, comece a agrupá-las de acordo com a relevância e objetivo da discussão.

7. Com base nas idéias agrupadas, revise com as pessoas para confirmar o entendimento. Esse é o momento de selecionar as melhores idéias para resolver o problema, visando a sua discussão posterior. Destaque as mais relevantes, de acordo com a escolha do grupo. Nesse momento o grupo vai selecionar e priorizar as idéias sugeridas.

O uso da técnica “explosão de idéias” produz bons resultados quando a meta é criar novos caminhos ou solucionar problemas. Às vezes, a mais ridícula das idéias pode tornar um grande produto de solução.

2. GRUPOS DE ESTUDOS (ou comissões).

A base desse processo é o trabalho colaborativo com equipes pequenas (de no mínimo 3 e no máximo 5 pessoas). Esta abordagem é perfeita para discutir problemas e novas oportunidades. O procedimento é o seguinte:

2.1. Apresente os problemas ou oportunidades que precisam ser discutidos, e permita que os participantes trabalhem livremente o assunto.

2.2. Deixe claro o que se espera do grupo de estudo. Que os participantes ao discutirem o problema ou oportunidade, eles precisam identificar as origens dos problemas, ou as oportunidades, e apresentar as possíveis proposta e soluções, e um plano de ação com os passos necessários para cada proposta.

2.3. Oriente o grupo para registrar os itens levantados a partir de uma tabela dividida em colunas com os itens: Origem (procedência do problema), Soluções (discutir a questão para encontrar a solução – resolver), e Plano de Ação (com duas ou três atividades: tarefa, data, responsável).

2.4. Determine um prazo (necessário) para discussão dos problemas ou oportunidades. O condutor deve monitorar o(s) grupo(s) e verificar se as colunas estão sendo preenchidas adequadamente.

2.5. Apresentação dos resultados do trabalho do grupo. Quando os grupos encerrarem a coleta das sugestões comece a ouvir os resultados do trabalho realizado, o conteúdo desse trabalho, certamente é proposta de soluções dos problemas recebidos pelo grupo para analise e que serão apresentados em um relatório contendo a seguinte Ordem: Problema Analisado - Origem, solução, plano de ação (tarefa, data, responsável).

2.6. Após terminar as atividades do grupo de trabalho, os gestores deverão acompanhar o Plano de Ação Proposto para solução do problema ou oportunidade. 

Essa técnica pode ter diversas adaptações e variações. Ela costuma ser bastante útil na discussão de problemas em grupos de trabalho e gera planos de ação bastante viáveis.

Adaptação do Capitulo 11 “Conduzindo Reuniões Criativas” do Livro: Estou em Reunião – um programa para modernizar as reuniões da sua empresa – Editora Negócios - 2009