O LÍDER CONDUZINDO REUNIÕES CRIATIVAS.

É muito comum nas organizações a realização de reuniões para criar novas condições ou serviços, para coletar sugestões de novas idéias, para planejar ações, e até mesmo para identificar e achar soluções para os problemas que são comuns nas instituições. O papel do gestor é muito importante para o alcance dos resultados esperados.

Passos para a condução de uma reunião criativa:

1. Definir objetivos.

2. Definir os pontos de discussão.

Pontos que devem ser considerados no planejamento da reunião:

1. O local da reunião – se desejamos que as pessoas sejam criativas e inovadoras, um ambiente igualmente criativo já é um passo importante.

2. A data da reunião – deve agendar uma data que permita a participação das pessoas interessadas.

3. O tempo da reunião – muito importante preocupar-se com este ponto, para que a reunião produza o efeito desejado é necessário que o gestor estabeleça com os seus liderados o tempo necessário para que os assuntos sejam discutidos e devidamente concluídos.

4. Os assuntos devem ser apresentados numa determinada seqüência – determine com o seu grupo quais os assuntos devem ser apresentados primeiro e a partir daí decidam a seqüência da apresentação dos temas que deverão ser abordados na reunião.

5. A ata da reunião – é o registro que identifica: data e local da reunião, quem convocou a reunião, as pessoas presentes na reunião, as principais decisões, os encaminhamentos e forma de acompanhamento das decisões dos assuntos tratados na reunião.

Técnicas de desenvolvimento e discussão das idéias apresentadas na reunião. Existem muitas técnicas para estimular a criatividade, mas abordarei apenas duas:

1. BRAINSTORM (ou “explosão de idéias”).

O principal propósito de uma sessão de “explosão de idéias” são as apresentações das sugestões para solução de problemas ou situações apresentadas pelo condutor. Mas, para que isso aconteça, é preciso seguir algumas regras básicas, entre elas:

1.1. Não pode haver discriminação quanto às sugestões apresentadas.

1.2. O objetivo é quantidade, não a qualidade das sugestões neste primeiro momento.

1.3. O ritmo da apresentação das sugestões deve ser ditado pelo condutor, deve estabelecer um ritmo acelerado de apresentação de idéias, pois tem o propósito de criar dinamismo, espontaneidade e engajamento entre os participantes. Quanto mais acelerado o ritmo, maior o volume de pensamentos e opiniões.

1.4. O bom humor – conduza o processo de forma alegre, pois favorece a espontaneidade evita a discriminação. Os participantes certamente serão contagiados e as novas idéias fluirão com muito mais facilidades.

Formas de apresentar o brainstorm:

1. Apresente o assunto aos participantes. Se for necessário, explique a questão nos mínimos detalhes e tire as dúvidas.

2. Anote todas as sugestões apresentadas. Nesse momento apenas anote as idéias, ainda não é o tempo de discuti-las.

3. Deixe claro que assim que as idéias começarem surgir e anotadas, nada será censurado ou discriminado.

4. Imprima um ritmo acelerado no processo de coleta e registro de idéias. O condutor deve repetir em alto e bom som a idéia que está escrevendo.

5. Se o fluxo criativo der uma parada, estimule o grupo fazendo perguntas: “O que mais pode fazer por esse problema?”, “Podemos combinar alguma idéia”, “Alguma outra perspectiva?” ou “Alguma idéia muito maluca?”.

6. No momento em que achar que tem idéias suficientes, comece a agrupá-las de acordo com a relevância e objetivo da discussão.

7. Com base nas idéias agrupadas, revise com as pessoas para confirmar o entendimento. Esse é o momento de selecionar as melhores idéias para resolver o problema, visando a sua discussão posterior. Destaque as mais relevantes, de acordo com a escolha do grupo. Nesse momento o grupo vai selecionar e priorizar as idéias sugeridas.

O uso da técnica “explosão de idéias” produz bons resultados quando a meta é criar novos caminhos ou solucionar problemas. Às vezes, a mais ridícula das idéias pode tornar um grande produto de solução.

2. GRUPOS DE ESTUDOS (ou comissões).

A base desse processo é o trabalho colaborativo com equipes pequenas (de no mínimo 3 e no máximo 5 pessoas). Esta abordagem é perfeita para discutir problemas e novas oportunidades. O procedimento é o seguinte:

2.1. Apresente os problemas ou oportunidades que precisam ser discutidos, e permita que os participantes trabalhem livremente o assunto.

2.2. Deixe claro o que se espera do grupo de estudo. Que os participantes ao discutirem o problema ou oportunidade, eles precisam identificar as origens dos problemas, ou as oportunidades, e apresentar as possíveis proposta e soluções, e um plano de ação com os passos necessários para cada proposta.

2.3. Oriente o grupo para registrar os itens levantados a partir de uma tabela dividida em colunas com os itens: Origem (procedência do problema), Soluções (discutir a questão para encontrar a solução – resolver), e Plano de Ação (com duas ou três atividades: tarefa, data, responsável).

2.4. Determine um prazo (necessário) para discussão dos problemas ou oportunidades. O condutor deve monitorar o(s) grupo(s) e verificar se as colunas estão sendo preenchidas adequadamente.

2.5. Apresentação dos resultados do trabalho do grupo. Quando os grupos encerrarem a coleta das sugestões comece a ouvir os resultados do trabalho realizado, o conteúdo desse trabalho, certamente é proposta de soluções dos problemas recebidos pelo grupo para analise e que serão apresentados em um relatório contendo a seguinte Ordem: Problema Analisado - Origem, solução, plano de ação (tarefa, data, responsável).

2.6. Após terminar as atividades do grupo de trabalho, os gestores deverão acompanhar o Plano de Ação Proposto para solução do problema ou oportunidade. 

Essa técnica pode ter diversas adaptações e variações. Ela costuma ser bastante útil na discussão de problemas em grupos de trabalho e gera planos de ação bastante viáveis.

Adaptação do Capitulo 11 “Conduzindo Reuniões Criativas” do Livro: Estou em Reunião – um programa para modernizar as reuniões da sua empresa – Editora Negócios - 2009

ATENDIMENTO AOS LIDERADOS

PRINCIPIOS DE ATENDIMENTO AOS LIDERADOS

São as ações mais executadas pelo gestores para que o atendimento ao liderado/cliente seja realmente excepcional.

Quando esses princípios são aplicados no dia-a-dia de trabalho, o impacto sobre os liderados/clientes é positivo e proveitoso.

A prática diária dessas ações pode ajudar o LÍDER a se transformar no gestor entusiasmado e vibrante de que toda instituição precisa para se manter.

1. Faça os liderados se sentirem especiais.
2. A primeira impressão precisa ser positiva
3. É importante conversar com o liderado.
4. Personalize seu relacionamento.
5. Mostre que você se importa com o seu liderado.
6. Faça escolhas positivas
7. Faça da curiosidade sua melhor estratégia.
8. Crie ótimas lembranças para os liderados.
9. Seja criativo e ousado.
10. Observe os liderados e determine suas necessidades.

PRINCÍPIOS DA EFICIÊNCIA E DA QUALIDADE.

São princípios essenciais ao atendimento de qualidade, são tão importantes, e não devem ser desprezados; para se alcançar uma posição de destaque para sua organização.

1. Cumpra o que foi combinado.
2. Tenha boas maneiras.
3. Atenda as solicitações rapidamente.
4. Diminua o tempo de espera.
5. Acompanhe o atendimento.

UMA FILOSOFIA DE TRABALHO CONSISTENTE.

As organizações bem sucedidas são impulsionadas por um conjunto de princípios, valores e crenças aplicados consistentemente em tudo o que fazem.

Todas as pequenas gentiezas e ações que você realiza para criar um relacionamento produtivo devem ser examinadas à luz desse conjunto de princípios.

1. Seja totalmente honesto e aberto.
3. Seja receptivo.
4. Seja flexível.
5. Dê ao liderado o beneficio da escolha.
6. Seja generoso com os liderados.

UMA EXPERIÊNCIA POSITIVA E MEMORÁVEL.

As atividades de alto nível da organização oferecem aos liderados/clientes oportunidade de viver uma experiência completa, algo positivo e memorável para o liderado.

1. Seja simpático e esteja disponível.
2. Dê as boas-vindas de forma calorosa.
3. Use a expressividade do olhar.
4. Trabalhe seu tom de voz.
5. Faça constante contato com seu liderado.
6. Escolha seu melhor sorriso.
7. Divirta-se com os liderados.
8. Comemore com os liderados.
9. Transforme seus liderados em celebridades.
10. Decorre seu espaço pessoal.

UMA LIDERANÇA BEM SUCEDIDA

O sucesso da sua liderança estão relacionados com os desejos e as motivações das pessoas; para conquistar os liderados e fazer com que eles se sintam bem.

1. Invista no relacionamento com o liderado.
2. Seja compreensivo.
3. Esteja pronto para ajudar.
4. Assuma a liderança.
5. Estimule o espírito de equipe.

SEMPRE APRENDENDO

Os líderes de sucesso nunca param de aprender; sempre querem saber mais sobre gestão e como ser agentes de motivação das pessoas com quem se relacionam na organização.

Todo gestor precisa absorver novos conhecimentos, assim como desenvolver novas habilidades de ouvir atentamente e observar. Buscam coisas diferentes e desafiadoras e ultrapassam os próprios limites para descobrir caminhos melhores.

1. Conheça seus lidrados.
2. Preste atenção no que os liderados estão falando.
3. Aumente seu conhecimento sobre gestão de pessoas.
4. Faça um atendimento nota 10.
5. Encare os desafios do relacionamento com pessoas.

A PSICOLOGIA DO COMPORTAMENTO

Trata-se das escolhas comportamentais que fazemos todos os dias quando estamos com os liderados - se fazemos ou não contato visual com alguém e se vamos ou não abrir a porta para outro.

Daí a necessidade de trabalhar as atitudes e os estados mentais para ter certeza que se está fazendo o máximo pelo liderado.

1. Motive-se
2. A preparação é a chave do sucesso.
3. A percepção para identificar oportunidades.
4. Arrisque-se junto com os liderados.
5. Use o bom senso.

UM RELACIONAMENTO DE QUALIDADE

Cada interação com os liderados deve ser uma experiêcnia de qualidade, você deve optar por um realcionamente de alto nível.

1. Elogie os liderados.
2. Chame seus liderados pelo nome.
3. Boas ações e gentilezas podem fazer a diferença.
4. É importante fazer promessas e cumpri-las.
5. Dê ao liderado o máximo de sugestões possiveis.

O sucesso de qualquer organização depende basicamente de seus líderes, daí precisam estar capacitados para tomar decisões e agirem diariamente com objetivo de produzir nos seus lidrados motivações para um trabalho de equipe, e ter desempenho para atingir os alvos traçados pela instituição.

Adaptação do Livro: De Olho no Cliente. David Freemantle. Sextante. 2008