ADAPTE AS ESTRATÉGIAS ÀS SUAS NECESSIDADES

Uns dosmitos sobre a administração do tempo é: "Uma estratégia serve para todos".

Como todas as pessoas são diferentes, cada uma deve adotar o estilo de gerenciamento de tempo que seja mais adequado às suas próprias necessdades. Alguns princípios até se aplicam à maioria de nós (como estabelecer prioridades,palnejar com antecedência, delegar responsabilidades), mas outros precisam ser adaptados,levando em consideração as demandas individuais.

Se você prefere completar um projeto antes de passar para o seguinte, significa que trabalha de forma linear. Mas você pode ter uma abordagem holística, realizando várias tarefas aomesmo tempo, alternadamente. Ou você pode funcionar como um velocista: jogar toda energia num primeiro momento e depois se reabastecer com períodos de descanso ou de baixa atividade. Ou talvez produza como se estivesse numa maratona: usa um ritmo mais lento, porém firme e constante.

Qualquer que seja o seu estilo, deve adaptar as técnicas às suas características psicológicas e fisiológicas pessoais. Nem sempre será possível fazer isso, mas é importante que você reconheça e aceite sua individualidade sempre que se dispuser a aplicar princípios de administração do tempo.

O segredo é se ajustar a outras culturas e estilos e ajudar os outros a se adaptarem àmaneira como você trabalha. Se você acreditar que pode gerenciar seu próprio tempo, ficará livre para encontrar alegria emuma vida bem organizada e para superar as barreiras que impedem de cuidar melhor da rotina. Experimente as três sugestões abaixo:

Seja sensível às diferenças individuais: Cada um de nós tem umjeito próprio de utilizar o tempo. Mas muitoas vezes podemos aprender com as outras pessoas as técnicas que elas usam para organizar seu trabalho e sua vida.

Pense regionalmente: Os conceitos e expectativas sobre o tempo variam de região, algumas vezes até de cidade para cidade. Fique atento a isso.

Pense em termos mundiais: O mundo pode ter se tornado um 'aldeia global', mas ainda existem diferenças culturais abundantes. A utilização do tempo está profundamente inserida na realidade local. (...) Se alguma pessoa do seu convivio é estrangeiro, você deve mostrar-se sensível a quaisquer diferenças ligada à sua oringem. Você também pode ajud-a-lo a se adaptar a seu novo ambiente.

"Infelizmente, a maior parte dos livros e métodos de administração do tempo presume que umúnico estilopode servir para todos. A experiência ensina que essa suposição está muito longe da verdade"

Fonte: Livro Você S A. Como Administrar Seu Tempo. Marc Mancini. Sextante. 2007.

COMO ADMNISTRAR SEU TEMPO

Para obter melhores resultados no emprego de seu tempo.

“Talvez possamos nos tornar muito mais produtivos do que qualquer outra geração ao longo da história. É nós temos as ferramentas que podem nos ajudar a administrar o temp. Só precisamos nos abrir para a mudança”.  (Mancini)

DESCUBRA COMO VOCÊ USA SEU TEMPO.

Cada um de nós é único. Percebemos e processamos as coisas de maneiras diferentes, usamos o tempo de formas diversas. Portanto, nenhum estilo de administração ou gerenciamento serve para todos.

Antes que você consiga começar a organizar melhor o seu tempo, precisa identificar a forma como tem agido até agora.

- Qual o seu estilo organizacional? De que maneira você emprega o seu tempo?

- Você tem uma agenda diária?

- Em geral, confirma antecipadamente seus compromissos?

- Tem o hábito de levar algo para ler quando tem hora marcada em algum consultório?

- Você costuma ter papel e caneta perto do telefone?

- Você tem um arquivo para os seus documentos particulares?

- Se você ficar doente amanhã, existe alguém que possa assumir temporamente suas responsabilidades no trabalho?

- Você tem um arquivo para seus documentos particulares?

Quanto mais respostas mais respostas “sim” você tiver dado para as questões anteriores, melhor.

Você leva trabalho para casa mais de uma vez?

Pedaços de papel com números de telefones, endereços, anotações, etc. se acumulam em sua mesa de trabalho ou superlotam seus bolsos?

Existe alguma atividade em que você esteja envolvido que o deixe aborrecido?

Aqui as respostas “sim” identificam fatores que fazem perder tempo.

Avalie seu comportamento com honestidade e identifique as áreas de sua vida que mais precisam de ajuda. Aqui estão três pontos que podem lhe servir de guia:

Examine a maneira como você se sente a respeito do tempo: Ele é suficiente para você? É um fator de pressão ou um inimigo? É um recurso que você utiliza para atingir seus objetivos?

Verifique o modo como você gasta seu tempo: Tome nota de suas atividades e do tempo que gasta com cada uma delas. Então responda: Que tarefas em seu trabalho ocupam a maior parte de seu dia? Que compromissos pessoais exigem mais tempo? O que poderia ter sido resolvido mais rapidamente?

Ative seu controle: Faça uma lista de suas atividades usuais e atribua um valor 1 (você não tem nenhum controle). Até 5 (você dispõe de controle total). Então, concentre-se nas atividades marcadas com 4 (sobre as quais você tem um domínio quase completo) e tente aumentar esse poder ao máximo. Depois de obter sucesso, passe para as atividades que você classificou como 3.

Fonte: Editora Sextante. Ano 2007 - Marc Mancini

USE O BOM SENSO

Dentre todos os mitos que existem sobre o tempo, o meu preferido é o seguinte: “Administração do tempo é apenas outro nome para comportamento obsessivo”.

Uma obsessão é um pensamento persistente e, frequentemente, irracional. Todos ficamos obcecados pelo tempo em algum momento da vida. Mas ações obsessivas ocasionais,em geral, não dão origem a qualquer problema.

Pare para responder algumas perguntas que lhe ajudarão a usar o bom senso na administração do seu tempo:

- Você se sente culpado quando não trabalha no fim de semana?

- Você fica na empresa até depois do seu horário mais de uma vez por semana?

- Você tenta chegar exatamente na hora marcada para seus compromissos – nem mais cedo nem mais tarde?

- Quando está fazendo compras, fica irritado porque as outras filas estão andando mais depressa?

- Você deixa de tirar férias porque acha que seu trabalho vai atrasar?

Se você respondeu “sim”  a três ou mais dessas perguntas provavelmente se encontra numa “zona de perigo” em relação à obsessão; Definitivamente, você está precisando dos conselhos apresentados aqui.

A administração do tempo consiste em uma série de escolhas e requer a determinação de prioridades. Quando fazemos isso,aceitamos o fato de que o tempo naturalmente impõe limites a essas escolhas. Seja sensato. Observe as três sugestões:

Elimine os comportamentos obsessivo-compulsivo enquanto eles ainda são simples, empregando a técnica dos quatro RS:

- Reconheça que esse comportamento produz mais tensão do que resultados.

- Racione que abandoná-lo vai lhe fazer bem.

- Resolva desistir desse hábito.

- Reveja seu comportamento, adotando uma atitude menos estressante, mas igualmente eficaz.

Seja Sensato:

Aceite o fato de que nem sempre é inteligente tentar descobrir a solução mais eficiente. Não fique obcecado com isso; algumas vezes é melhor escolher a solução que é apenas muito boa.

Tenha cuidado com o que os psicólogos chamam de comportamento “Tipo A”:

As pessoas classificadas como “Tipo A” organizam agendas pouco racionais, estabelecem alvos impossíveis ou inapropriados e executam tarefas demais em tempo de menos. Não se deixe seduzir por esse padrão.

“Uma das mais comuns (e mais nocivas) faces do comportamento obsessivo- que pode de fato interferir na eficiência e na produtividade – é o perfeccionismo. A ilusão de que podem fazer tudo de maneira perfeita impede que algumas pessoas consigam fazer qualquer coisa de forma suficientemente boa”.

Fonte: Editora Sextante. Ano 2007 - Marc Mancini